外貿海運訂艙的完整流程
訂艙
(1)、新建委託訂艙單 (訂艙操作員) Booking
訂艙操作員必須及時在作業系統內創建業務編號、新建業務檔案，輸入業務有關資料。輸入業務資料包括但不限於此：業務各屬性、發收通資訊、服務要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理(如需要)等。
訂艙單，填寫海運的貨主，貨物內容物，重量，目的港(Shipping Instruction)
(2)、訂艙過程(訂艙操作員)
訂艙過程包括以下環節：膳制與發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據製作等，任何其中一環節未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢後，應及時將配艙資訊輸入作業系統，輸入時應確保準確，並特別注意以下資訊：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。
(3)、艙位通知 (訂艙操作員)
無論是否需要我司代為提供當地各項服務的業務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。
訂艙單範例 BOOKING FORM
做箱
[1]、 門到門：
填妥裝箱計畫中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、連絡人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
[2]、 內裝：
填妥裝箱計畫中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
[3]、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）
報關（有時同時、有時先於做箱）
(1)、 瞭解常出口貨物報關所需資料。
a. 需商檢
b. 需配額
c.需許可證
d.需產地證
e.需提供商標授權、商標品名
f .出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（影本）
g. 需提供商會核價章
(2)、 填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重淨重，件數，包裝種類，金額，體積，審核報關單的正確性（單證一致）。
(3)、 顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，並根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
(4)、 備妥報關委託書，報關單，手冊，發票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以後），更改單（需要的話）和其他所需資料，于截關前一天通關。
(5)、 跟蹤場站收據，確保配載上船。
(6)、 凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的檔資料，退關、改配通知應先於該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
確認和修改
1、 問明顧客“提單”的發放形式：
a.電放：
需顧客提供正本“電放保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司電放。
b. 預借(如可行)
需顧客提供正本“預借保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司預借。
c. 倒簽(如可行)
需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.
d. 分單：
應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
e. 並單：
應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
f. 異地放單：(目的地放單)
須經船公司同意，並取得貨主保函和異地接單之連絡人，電話，傳真，公司名，位址等資料方可放單。
2、依據原始資料，傳真于貨主確認，並根據回傳確立提單正確內容。
簽單
1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。
2、 是否需要手簽。
航次費用結算
1、 海運費
a. 預付 (FREIGHT PREPAID)
b. 到付 (FREIGHT COLLECT)
2、 陸運費
a. 訂艙
b. 報關(包括返關之前己經報關的費用)
c. 做箱(內裝/門到門)
d. 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
提單發票發放（提單樣本） B/L
(1)、 貨主自來取件的, 需簽收
(2)、 通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號”等要素以備日後查證
(3)、同行貨不替貨主墊付貨款拿不到提單的去“莊家聯盟訂艙”解決
清算
應在一個月內督促航次費用的清算並及時返還貨主的“核銷退稅單”
海關退稅
海關退稅有問題的,需更改並要提供如下資料:
l、報關資料正確、艙單不正確的
a. 經預錄後的〈海關返還的〉報關單影本；
b. 場站收據影本〈十聯單的第七聯即黃聯〉；
c. 提單正本影本兩張；
e. 裝箱單(Container Load Plan)影本；
f. 更正單（三聯、正本）。
2、短裝（多報少出）、溢裝（少報多出）
a. 船開5天（工作日）內沒能及時更正的:
先交納罰款金3000-5000;
貨主重新提供的發票、裝箱單（Packing list）
貨主重新提供報關單
提單副本影本（加蓋“提單副本確認章”）
b. 船開5天（工作日）內更改的
提單副本影本（加蓋“提單副本確認章”）
正本、正確的報關單
正本、正確的發票、裝箱單
常見的問題
- 攬到沒有航線資源的貨，怎麼安全快速找同行走貨。
跟自己公司有過交易的同行聯繫；
網上有不少電子商務的海運訂艙網站可以按航線尋找有優勢的同行。
找貨代協會交易平臺“莊家聯盟訂艙”，共用的船東約價，信譽和價格都有保障； - 當車隊去船公司現場拿設備單時，說沒有預配怎麼辦？
預配是船公司發給現場的同意放箱的一個指令！如果車隊說預配沒有，操作應馬上聯繫貨代及船公司或者船代。一般要求船公司重新下個指令如果有可能，採取預借的辦法。 - 提單
如果是走同行貨常出現一個壓提單和拖運費的問題，對於資金周轉比較困難的小公司就是一個大問題了，遇到這樣的問題可以去找“聯保通” - 甩箱怎麼辦？
(1）. 向船公司提出漏裝申請。
(2）.漏裝申請不下的話憑船公司工作聯繫單及新的船名關單，委託車隊去船公司做現場辦理改配移箱。並支付相關費用。
(3）.報關行取回新的配艙回單，需先去船公司抽取舊的場站收據，然後向海關辦理註銷。
(5）.報關行說配艙回單沒有海關回執無法報關，怎麼辦？
操作人員可直接將配艙回單影本傳真給船代，要求重新輸單發送。
(6）.已進港區但未辦理報關的箱子，如何提離港區？
1 整套報關資料（正本）
2 船公司未上船證明（正本一式兩份）
3 進港箱單
4 配艙回單（正本）
憑以上資料委託報關行辦理退關證明，然後車隊憑證明到港區現場安排提箱計畫，至少兩個工作日。